規章制度
河南省農業科學院農業科學技術檔案管理辦法  (2005年6月第三次修訂)
                  第一章 總  則   第一條 為加強農業科學技術檔案(以下簡稱科技檔案)管理工作,有效地保護和利用科技檔案,充分發揮科技檔案在科技創新和科研管理工作中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》、國家《科學技術檔案工作條例》和《河南省檔案管理條例》,結合我院實際,特制定本辦法。   第二條 農業科技檔案是指我院各研究單位及個人在農業科學研究、科技開發和科研條件建設等活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、光盤、計算材料等不同形式和載體的記錄。   第三條 農業科技檔案工作是科研管理工作的重要組成部分,要加強對科技檔案工作的領導,把科技檔案工作列入科研計劃管理、科技成果管理工作之中,加強對科技開發、科研課題全過程檔案資料的管理。即實行“四同步”管理:下達課題項目計劃任務與提出科研文件材料的歸檔同步;檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成積累情況同步;驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定科技檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案管理部門出具專題歸檔情況證明材料同步。   第四條 各研究所(中心)要明確一名負責人主管本單位科技檔案工作,研究室主任或副主任負責本室的科技檔案工作,課題主持人負責本課題在科研活動中科技文件材料的形成和積累。課題立項后要到院檔案管理部門備案,簽訂課題檔案歸檔保證書,并指定專人負責收集、整理、保管,定期交給本單位兼職檔案員。   第五條 根據國家《科學技術檔案工作條例》中關于集中管理檔案的原則,我院科技檔案由院檔案管理部門統一保管,并設專人負責管理。各單位要配備兼職檔案員,根據歸檔要求按時向院檔案管理部門移交本單位的科技檔案。   第六條 科技檔案工作人員(包括兼職檔案員)要認真貫徹執行國家及省有關檔案工作的法規政策,遵守保密制度,刻苦鉆研業務和科學技術,提高科技檔案工作管理水平,積極主動為科研、開發等工作服務。   第七條 任何單位和個人都有維護科技檔案完整與安全的義務,對在科技檔案工作中成績顯著的單位或個人,應給予表彰和獎勵;對違反法律、法規、規章制度造成損失和構成犯罪的,按照國家《檔案法》、《河南省檔案管理條例》,追究其法律責任或給予行政處分和經濟處罰。               第二章 科技文件材料的形成、積累、立卷、歸檔   第八條 科研管理部門在下達科研計劃(含橫向委托合同課題)時,同時向課題組下達建檔任務(簽訂委托合同時要明確應歸檔的文件材料范圍和檔案的所有權);在課題檢查驗收、評估時,同時檢查課題計劃、試驗方案、試驗記錄等材料,檢查結果作為驗收考核依據之一;在申報成果、報審品種、下達課題經費或新課題時,應由院檔案管理部門出具上年檔案驗收合格證明后才能辦理。院檔案管理部門負責對各研究單位建檔工作進行檢查、監督與指導。   第九條 每個研究課題、開發、示范推廣項目等,在研究、開發、示范推廣過程中的各個階段,都應形成相應的科技文件材料。科研課題(項目)的立項、更改、中斷、合并、撤銷和結束、驗收;科技成果的鑒定、申報、推廣應用、品種的審定均需有依據,必須有原始數據記錄、工藝流程、產品配方和文字憑證等。   第十條 各研究所(中心)應建立科技文件形成、積累制度,每個課題(項目)在實施過程中,要按照《科技文件材料歸檔范圍》形成課題文件,文件制作材料必須易于長期保存。課題(項目)主持人或文件管理人員按歸檔要求負責本課題文件的積累、整理和歸檔。歸檔的案卷質量符合GB/T11822-89《科技檔案案卷構成的一般要求》和《科技檔案案卷質量標準》。   第十一條 科技文件的整理要遵循科技文件的形成規律,保持卷內文件材料的系統聯系,便于科技檔案的保管和利用。一般按研究準備、研究試驗、總結鑒定驗收、成果獎勵申報和推廣應用五個階段整理、組卷。獲得負成果或因故中斷的科研課題的文件亦應歸檔,并寫出總結或中止報告。幾個單位協作完成的科研課題(項目),其文件的歸檔要保證課題主持單位保存該課題的整套檔案,協作單位保存自己承擔任務的有關原件,將復制件送交主持單位保存,并在協議中明確科研課題文件材料的歸檔和歸屬。   第十二條 凡屬科研、開發活動中形成的有保存價值的科技文件材料,一律歸院檔案管理部門管理,任何單位和個人不得以任何理由拒絕向院檔案管理部門歸檔。研究周期長的(3年以上)課題按階段歸檔;研究周期短的(1?2年)課題在任務結束時一次歸檔。階段性課題文件材料必須每年按《科技文件材料歸檔時間》歸檔,不按時歸檔或科技文件材料不完整、不準確、不系統的不予驗收,并建議有關部門下年不予安排課題經費,不能申報成果和新課題。基建工程、精密儀器、貴重設備驗收時要有檔案人員參加,對應歸檔的文件進行驗收,凡是文件不齊全、不準確的不予驗收。   第十三條 科技文件材料的形成、積累和歸檔工作,是完成科研任務的一個標志,應作為科技人員晉升、受獎和評聘技術職務的條件之一。評審成果及科技人員的考核、晉職等都要以院檔案管理部門保管的檔案為依據。   第十四條 科技文件材料內容要真實、準確、系統,統一用紙、藍黑墨水或碳素墨水書寫。科技文件材料歸檔時一般歸檔原件,由課題負責人填寫“科研課題文件歸檔說明書”,注明保管期限和密級,經課題負責人、主管領導和兼職檔案員審查合格后簽字并加蓋公章,由兼職檔案員將有關內容錄入微機并備份到貯存介質上,將存貯介質和科技檔案材料一并移交院檔案管理部門。院檔案管理部門驗收合格后,兼職檔案員和院檔案管理人員填寫“科技檔案移交目錄”并簽名,各執一份備查。   第十五條 課題負責人要對所交科技檔案的真實性、完整性、系統性負責,選育的品種、品系、組合應與歷年研究資料相銜接,不能隨意改變所選育的品種、品系、組合的代碼。各單位主管科技檔案的負責人和兼職檔案員要對本單位科技檔案的真實、完整、準確、系統性負責。   第十六條 科技人員調出、離(退)休時,須將本人承擔科研任務所形成的科技文件材料向課題主持人或兼職檔案員移交,并由所在單位出具證明交院檔案管理部門,否則人事部門不予辦理調、離(退)休手續。                第三章 農業科技檔案的管理   第十七條 院檔案管理部門對接收的科技檔案材料,本著便于保管、方便利用的原則進行分類、整理、編目、統計和必要的加工。編制各種檢索工具和編研參考資料等。積極開展計算機檢索查詢工作,為科研、開發工作提供方便、快捷的服務。   第十八條 科技檔案按照ZB B01001-86《農業科研課題檔案分類標準》進行分類;基建工程、儀器設備等檔案按工程項目、型號進行分類。歸檔檔案更改、補充時必須履行審批手續。   第十九條 科技檔案保管期限和密級的劃定。保管期限分為永久、長期、短期三種。以整套科技文件材料為單元,檔案重要程度,按照課題來源、學術意義、技術水平、獲獎及效益情況,分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題檔案保管期限為永久,重要科研課題檔案保管期限為永久或長期,一般科研課題檔案保管期限為長期或短期。案卷的密級是以整個課題為主,結合文件在課題中的重要程度劃定。   第二十條 院檔案管理部門應定期對科技檔案進行鑒定。由院辦公室及科研處負責人、有關專家和檔案人員共同組成鑒定小組,根據科技檔案保管期限,提出銷毀意見。要銷毀的科技檔案必須填寫清冊,經主管領導和立檔單位負責人審批,報主管機關備案,并指定專人負責監銷。   第二十一條 引進技術和購置的大型儀器設備檔案,正本由院檔案管理部門保管,復制的副本由使用單位保管。   第二十二條 單位撤銷或變動,儀器、設備、建筑物等轉移使用關系時,其檔案須經上級主管部門批準后向有關單位辦理交接手續;單位之間業務機構調整,經原單位同意,可將有關科技檔案移交到另一個單位,并辦理移交手續。   第二十三條 借閱科技檔案,立卷課題人員只需登記即可借閱;借閱其它課題的檔案需得到該課題主持人同意后方可借閱。外單位借閱時需持單位介紹信,經立檔單位主管業務負責人批準后方可借閱。借閱機密檔案要履行一定的審批手續。借閱人應遵守借閱制度,保守機密,愛護檔案,不得隨意拆散、涂改,如需復制和借出,要經檔案工作人員同意并履行借閱手續。歸還檔案時,雙方須當面核對清楚。                  第四章 附  則   第二十四條 院檔案管理部門根據有關科技檔案文件和本辦法,制訂了科技檔案案卷質量標準、科技文件材料歸檔范圍、科技文件材料歸檔時間、基建工程文件材料歸檔范圍、儀器設備文件材料歸檔范圍。(附件)   第二十五條 本辦法由院檔案管理部門負責解釋。   附件:1、科技檔案案卷質量標準 2、科技文件材料歸檔范圍 3、科技文件材料歸檔時間 4、基建工程文件材料歸檔范圍 5、儀器設備文件材料歸檔范圍 附件1:科技檔案案卷質量標準   1.主題內容與適用范圍   本標準規定了科技檔案案卷的組卷、編目、卷皮、格式以及制成材料的質量要求。   本標準適用于科學技術研究、科技開發、基本建設、儀器設備等科技檔案的案卷管理。   2.引用標準、文件   GB/11822-89《科學技術檔案案卷構成的一般要求》   《河南省農業科學院檔案管理辦法》   3.組卷要求   3.1 組卷要遵循科技文件材料的形成規律,保持卷內科技文件材料的系統聯系,并要便于檔案的利用和保管。可按專業、學科、課題(項目)等分別組卷。   3.2 與科技、開發、基建、儀器設備關系密切的管理性文件分別歸入科技、開發、基建、儀器設備類。   3.3 要保證卷內所反映問題的科技文件材料的齊全完整,案卷內科技文件材料必須準確反映科研、開發、建設和有關活動的真實內容。   3.4 案卷內科技文件材料的制作和書寫必須益于長期保存。文字、圖表材料要紙質優良、字跡工整、圖表清晰、色素耐久。除田間記載可用鉛筆外,其它不許使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆、純藍墨水、復寫紙等書寫。   3.5 記載本、考種表及其它文字用紙一律采用A4紙,左側留出2公分裝訂線,紙的上、下、右各留出一定的空白。用記載本記載時,中間裝訂線兩側各空2公分以備裝訂。   3.6 案卷厚度一般控制在100頁左右,如超過100頁時,可另組成若干卷。   4.卷內科技文件材料的排列   4.1 科技檔案按準備階段、研究實施階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用階段等排列。   4.2 管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。   4.3 卷內科技文件材料排列要求文字材料在前,(如計劃或實施方案、總結等);圖表在后,(如調查記載表、考種表等);印稿在前,草稿在后。   4.4 有兩種以上文字的同一份文件材料,原件在前,譯件在后;正本在前,副本在后。   5.案卷的編目   5.1 編寫案卷頁號,案卷內科技文件材料有書寫內容的頁面均編寫頁號,從1開始用鉛筆編寫在右上角。卷內目錄和備考表不編寫頁號。   5.2 卷內目錄的編制   5.2.1 順序號 用阿拉伯數字從1起依次標注。一份文件編寫一個順序號,同一標題的印稿、草稿為同一個順序號。   5.2.2 文件材料題名 即文件標題,填寫科技文件材料標題的全稱。   5.2.3 文件編號 填寫文件的發文字號。   5.2.4 責任者 填寫科技文件材料的直接編制單位或執筆人。   5.2.5 日期 填寫編制科技文件材料形成的的年、月、日。   5.2.6 頁次 填寫每份科技文件材料首頁上標注的頁號。最后一份要標注起止頁號,中間用“?”隔開。   5.2.7 卷內目錄排列在案卷科技文件材料的首頁之前。   5.3 卷內備考表的編制   5.3.1 卷內備考表要注明案卷內科技文件材料的件數、頁數以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。由立卷人填寫。   5.3.2 備考表中“立卷人”由責任立卷人簽名;立卷時間填寫完成立卷的日期。   5.3.3 卷內備考表排列在案卷內科技文件材料的尾頁之后。   5.4 案卷封面的編制   5.4.1 本卷標題 應簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。包括:年度、課題名稱(可簡稱)或作物種類、主要試驗內容及文種。   5.4.2 課題名稱 課題或項目的全稱。   5.4.3 課題主持人 填寫課題第一主持人。   5.4.4 本卷文件起止時間 填寫案卷內科技文件材料的起止日期。   5.4.5 保管期限 填寫劃定的保管期限。   5.4.6 密級 依據保密規定填寫。   5.4.7 檔號 填寫分類號、順序號。   6.案卷裝訂要求   6.1 案卷裝訂應做到牢固、整齊、美觀,卷內文件無錯頁、倒頁、壓字現象,便于保管和利用。   6.2 案卷內不同尺寸的科技文件材料、圖紙要折疊成統一幅面(A4標準)。小于A4的要用A4紙托裱。裝訂邊太窄的要加邊,以防訂住文件內容。太薄的要加硬紙條襯到與右口厚度相同。   6.3 案卷裝訂前要去掉金屬物和塑料制品。   6.4 表格材料要表頭向上或向里。   6.5 裝訂時將卷內科技文件材料下口和左口取齊,左側三眼一線裝訂。   7.卷皮、卷內表格的規格及制成材料要求   案卷卷皮、卷盒、卷內目錄、卷內備考表一律使用國家標準統一格式。 附件2:科技文件材料歸檔范圍   1.研究準備階段   1.1 調研報告、可行性研究報告、課題論證、項目建議書   1.2 科學基金、科研課題經費申請報告及批件   1.3 計劃任務書、協議書、合同書、會議記錄及重要來往信函   1.4 科研課題研究計劃、課題計劃調整、中斷或撤銷文件   1.5 試驗(實驗)方案、設計方案、調查考察方案   2.研究試驗階段   2.1 試驗任務書、試驗大綱、年度實施方案、計劃書   2.2 實驗、試驗、測試、化驗的重要原始記錄(記載本)   2.3 田間調查、室內考種、溫室試驗、野外調查、考察記錄和整理記錄及綜合分析報告、照片、光盤資料   2.4 計算文件及計算機軟件   2.5 檢驗文件   2.6 理論分析文件   2.7 設計文件、圖樣   2.8 工藝流程、產品配方文件   2.9 課題階段總結及中期評估報告   3.總結鑒定驗收階段   3.1 課題工作總結(含最終完成、階段完成或中斷)   3.2 研究報告   3.3 論文、專著   3.4 科研課題經費決算   3.5 科研課題驗收評估、鑒定、評審文件   3.6 植物新品種權證書、品種審定證書及報審材料   4.成果獎勵申報階段   4.1 科技成果申報書、鑒定證書、主件及附件   4.2 科技成果獎勵與審批文件   4.3 獲獎憑證(獎勵證書及獎狀、獎杯、獎牌)   4.4 專利文件、專利證書、新品種保護文件   5.推廣應用階段   5.1 推廣應用方案   5.2 技術轉讓合同、協議書   5.3 新品種銷售權轉讓協議及批復   5.4 成果推廣應用中形成的技術文件及工作總結   5.5 國內外同行評價及用戶反饋意見   5.6 成果宣傳報道文件   6.與各階段有關的文件   6.1 專業會議文件   6.2 標本、樣品目錄   6.3 照片(數碼照片)、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等 附件3:科技文件材料歸檔時間   科研課題(項目)研究周期長的(3年以上)科技文件材料按階段每年歸檔一次;研究周期短的(1-3年)課題(項目)在任務結束時,科技文件材料一次歸檔。               院直各單位科技文件材料歸檔時間表   單位名稱       歸檔時間      單位名稱      歸檔時間   小麥研究所    每年3月底以前   畜牧獸醫研究所    每年5月底以前  糧食作物研究所   每年8月底以前   生物技術研究所    每年5月底以前 棉花油料作物研究所  每年8月底以前  農業經濟信息研究所   每年4月底以前   園藝研究所    每年6月底以前   科學實驗中心     每年5月底以前  土壤肥料研究所   每年6月底以前  農副產品加工研究所   每年5月底以前  植物保護研究所   每年5月底以前    科技開發處     每年6月底以前 附件4:基建工程文件材料歸檔范圍   1.土地征購、地界劃分、土地借用、土地轉讓報告、批文、協議(補充協議)、合同、拆遷等文件。   2.規劃圖、總體規劃圖、詳細規劃圖。   3.現狀平面圖,建筑物現狀平面圖,水、電、暖、通訊等管網現狀圖。排水、排污、排澇及其他隱蔽工程規劃圖、線路圖、管道圖。電話、有線電視分布圖。   4.項目方案論證、項目建議書、可行性研究報告及項目建設的請示、批復。   5.項目建設規劃許可證、建筑許可證、紅線圖、施工許可證、開工報告、地質勘察報告、文物勘探、消防審核報告、抗震報告。   6.招投標文件、施工合同、工程概算、圖紙會審記錄、設計變更、施工記錄、質量檢查記錄、隱蔽工程記錄、施工技術總結,安裝合同、建筑材料合格證、重大事故調查分析報告等有關文字資料。   7.施工圖和竣工圖,包括建施、結施、水施、電施、暖施等。竣工驗收證明書、竣工驗收報告,質量認定書、決算等。   8.溫室、網室、種質資源庫、橋函、機井、灌溉系統等專業項目工程資料。   9.房屋、水電、維修、改建、擴建、更改圖及文字材料。 附件5:儀器設備文件材料歸檔范圍   各單位購置的價格在5000元以上的貴重、精密科研儀器、儀表等設備的隨機技術文件均屬歸檔范圍,其中檔案部門保存原件,使用單位保存復制件。   1.產品合格證、裝箱單、配件目錄、易損件目錄(圖冊)、使用說明書、維修手冊、安裝手冊、操作規程手冊、電器線路圖、安裝圖、備件規格目錄等。   2.進口儀器設備的全套原件及譯稿。   3.安裝記錄、驗收記錄、性能鑒定證書。   4.使用記錄、檢查記錄、重大事故調查分析處理報告,維修、保養記錄等。   5.自制或改造的各種儀器設備的設計文件、計算材料、圖紙、說明書、鑒定書等。   實驗中心是使用大型儀器較多的單位,為了方便利用儀器資料,可設資料室。按歸檔要求建立儀器檔案,每年定期向院檔案部門交一套儀器檔案目錄。
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